جست و جوی یک مدرک در مجموعه ای بزرگ، بسیار وقت گیر و مشکل است. با باید جای دقیق نگهداری آن مدرک را دانست با از محل کلی قرار داشتن مدارک در همان موضوع مطلع بود. برای حل چین مشکلاتی در کتابخانه ها، ابزارها، یا به عبارتی، باری دهنده هایی وجود دارد. دو ابزار عمده تحلیل مدرک و باز نمونه اطلاعات و چکیده ها هستند، نمایه ها و چکیدهها نقش مهمی در تسهیل جریان اطلاعات و ارتباطات دارند. بنابراین، کتاید از آن باید بداند که این ابزارها چگونه تولید میشوند و در کجا مناسب و شایسته توجه می باشند. چکیده ها و نمایه ها به گونهای مدارک برا سامان می دهند که هر کاربر به سهولت و در کمترین زمان ممکن بتواند به اطلاعات مورد نظر خود دست باید از طرف دیگر، نقش و اهمیت این ابزارها با تحصني شدن علوم بیشتر مورد توجه قرار می گیرد؛ زيرا بحث و بررسی موضوع های خاص و نخمی در مدارک غیرکابی مانند پایان نامه ها مقاله ها، گزارش ها، پروانه های ثبت اختراع. طرح های پژوهشی و صورت می گیرد، و ایزار باز شمول و تحلیل این مدارک نمایه ها و چکیده ها هستند
